Elektronisk faktura - e-concultic.dk - Bogføringshjælp til små og mellemstore virksomheder
Professionel bogføring - administration af små og mellemstore virksomheder
løn - projektstyring og -ledelse - udvikling af integrationer
EDI - Elektronic Data Interchange
Af Finn Andrea, senest redigeret 23. november 2020
Hvorfor, hvornår, hvordan
Elektronisk udveksling af dokumenter opstod i 1960'erne i Japan, hvor Toyota producerede biler efter just-in-time princippet for at reducere lagre af dele til produktionen. Materialerne skulle derfor leveres til produktionslinjen, når delene skulle monteres i den nye bil. Det gik således ikke med post, fax eller brevduer. Et netværk og en udvekslingsstandard blev udviklet. Leverandørerne fik leveret ordrerne elektronisk, hvorefter delene blev leveret på det rigtige tidspunkt.
I Europa var det Volvo, der udviklede just-in-time produktion efter samme princip.
Data bliver udvekslet i et forud aftalt format. Det mest anvendte er EDIFACT.
EDI i Danmark
I Danmark var det især detailhandelen, der i opstarten gjorde brug af EDI. Da Bilka trådte ind på markedet i midten af 70'erne, blev det et krav, at alle varer skulle mærkes med stregkoder, der kunne aflæses i kasseterminalerne. Stregkoden - ElectronicArticleNumber - blev en 13-cifret fælles nøgle for produkter mellem producenter og distributører, præsenteret på varerne som et billede af sorte og hvide "stave". Ordrer og fakturaer blev udvekslet elektronisk. EAN har i dag skiftet navn til GTIN - GlobalTradeItemNumber og den tilhørende stregkode GTIN13.
Det blev i 2011 besluttet, at al fakturering til det offentlige fra private aktører skulle ske elektronisk, og institutionen Nemhandel blev skabt. Nemhandel anvender formatet OIOUBL, som er det aftalte format til udveksling af data. Alle modtagere af de elektroniske data blev tildelt en unik adresse også baseret på EAN kode. Dette EAN-nummer er i dag ændret til GLN - GlobalLocationNumber og administreres af Nemhandel/GS1. Havde private virksomheder ikke muligheder for at skabe de nødvendige filer og adgang til Nemhandels netværk, stillede Nemhandel både en fakturablanket samt brug af netværket gratis til rådighed for virksomhederne.
I dag har stort set alle økonomiprogrammer mulighed for at fakturere direkte til netværket Nemhandel. Nogle gør det gratis, andre tager et gebyr for det. Nemhandel er tillige blevet gjort tilgængelig for elektronisk udveksling af dokumenter mellem private virksomheder. Økonomisystemer skal således kunne håndtere både modtagelsen og den efterfølgende behandling af f.eks. en faktura for maximal udnyttelse.
Svagheden ved Nemhandel er, at nogle dokumenter ikke er understøttet. Bl.a. dokumentet "Afregning" som er vigtigt i forbindelse med den eksploderende webshophandel. Nets, Viabill, GoGift o.a. gør brug af dette dokument, men altså ikke elektronisk.
Hvad er fordelen ved udveksling af dokumenter elektronisk
E-conomic har udviklet en SmartInbox, som kan modtage elektroniske fakturaer afsendt gennem Nemhandel. Vi har i test modtaget fakturaer fra leverandører, der også anvender e-conomic økonomisystem. Vores oplevelse er, at systemet er 100% pålideligt. Data bliver aflæst fuldstændig korrekt og blot et enkelt klik og eventuel tilføjelse af afdeling, efter godkendelsen af fakturaen af relevante personer, bogfører og vedhæfter fakturaen i kassekladden. Der er en tidsbesparelse meget tæt på 100%.
Dokumenter er fremme i SmartInbox og klar til videre behandling ligeså hurtigt som emails.
SmartInbox kan også aflæse PDF-fakturaer, men man kan ikke stole på, at alle oplysninger bliver aflæst korrekt. Derfor er man er nødt til at tjekke alle informationer, og tidsbesparelsen er faktisk ganske minimal. Der er noget machinelearning omkring dette, men man kan ikke være sikker. Der er størst problemer omkring datoer, specielt hvis der bliver brugt formatet YYYY-MM-DD og tillige omkring FIK-koden, hvis > og + står ved siden af koden uden mellemrum.
Aflæsning af PDF'er kan anvendes til bonner fra bageren eller bensintanken osv, hvor man alligevel skal tjekke infomationerne.
Aflæsning af PDF er ikke elektronisk data udveksling.
I e-conomic er udviklingen dog begrænset til kun at modtage finans- og kreditortransaktioner. E-conomic har meldt ud, at et nyt lagersystem er under udvikling, og først her vil gevinsten blive absolut maximal. Det vil tillige få en enorm besparende indflydelse på drift og lagerstyring af både POS og webshops.
Er du bruger af e-conomic, vil vi fra vores side stærkt opfordre til, at man indgår aftaler med de leverandører, der har mulighed for at fakturere gennem Nemhandel om levering af elektroniske fakturaer. Jo flere der er med, jo mere må vi forvente, at økonomisystemerne bliver udviklet til endnu flere muligheder for hurtigere bogføring.
Der kan spares oceaner af tid med EAN-faktura
Et eksempel kunne være:
Der passerer årligt ca. 15 millioner personbiler broerne i Danmark. Af dissse biler har ganske få en konto hos Brobizz. Resten betaler med Brobizz eller Pay-by-plate. Hver tur udløser en betaling med kredit- eller dankort. Desværre får man kun et bilag for en måneds passager i følgende eller efterfølgende måned afhængig af tidspunktet for passagen. Hvis 75% af køretøjerne passerer i erhvervsøjemed, betyder det, at danske bogholdere bruger oceaner af tid på at finde bilag i diverse mailbokse eller webportaler, for herefter at bogføre og tilknytte bilaget og afstemme bank. En proces der sagtens kan tage adskillige minutter pr. bilag. Et utroligt deprimerende stykke arbejde.
Hvis Brobizz i stedet vil sende en EAN-faktura til en GLN adresse tilknyttet kreditkortet i samme øjeblik trækket på bankkontoen sker, kan bogføring udføres på langt under ti sekunder, selv for de langsommeste bogholdere.
Dette kan udløse en enorm tidsbesparelse, som kan anvendes til andre gode ting.
Tror du på mig
Vi bogfører lige en EAN-faktura
Forudsætning, fakturaen er godkendt af rette vedkommende.
Klik på flisen 
i øverste bånd
i øverste båndSe video "Bogføring af EAN-faktura"
Opdager du fejl i beskrivelserne, eller synes du, noget er uklart, så send en mail til info@e-consultic.dk
Hvem kan hvad, og hvad koster det ?
For at få det optimale ud af elektronisk fakturering er følgende informationer - ud over normale fakturainformationer - et mindstekrav:
Leveringsoplysninger
DeliveryLocation
Department:
Streetname:
Cityname:
Postalzone:
Country:
Fakturalinjer
Invoiceline
ManufakturersItemIdentification “GTIN”>Stregkode 13 cifre<
StandardItemIdentification “GTIN”>Stregkode 13 cifre<
Nedenstående tabel er mangelfuld udfyldt.
Tabellen vil blive opdateret i takt med at informationerne kommer ind.
Minimumspriser er pr 1. januar 2021.
Vi fralægger os enhvert ansvar for dispositioner, der er truffet på grundlag af informationerne.
System | Pris grund- modul | Sende e-faktura | Pris pr faktura | Leverings oplysninger | Faktura linjer | Pris SmartInbox | Modtage e-faktura | Bogføring af e-faktura |
| e-conomic | 129,00 | ja | 0,00 | ikke afd | ja | 99,00 | ja | Finans, kreditor |
| Uniconta | ? | ja | ? | ja | ja | - | nej | - |
| Billy | 235,00 | ja | 0,00 | nej | nej | - | nej | - |
| Dinero | ? | ja | ? | nej | nej | - | nej | - |
| Dynaccount | ? | ja | ? | ja | nej | - | nej | - |
| Visma Biz | ? | ? | ? | - | ? | - | - | - |
Sådan kan du gøre
Følg nedenstående vejledning, så er I snart i mål med modtagelse af elektroniske fakturaer i e-conomic.
Vigtigt
Når du anvender e-conomic og SmartInbox til afsendelse og modtagelse af EAN-faktura, er det - i modsætning til de fleste andre økonomisystemer - absolut
Helt gratis
Tjekliste
Når du løbende tjekker af, vil checkboxen være udfyldt i 7 dage. Hvis du ikke når det hele i dag, så kan du se, hvor langt du er kommet.
Tjek, når du er færdig
2. Aktivering af EAN-nummer (GLN)
Tjek, når du er færdig
3. Udvælg leverandører i en testperiode
Tjek, når du er færdig
4. Få mere at vide om SmartInbox
Tjek, når du er færdig
Køb af tillægsmodul
Log på e-conomic og klik på flisen Marketplace i det øverste bånd
Vælg tillægsmodulet SmartInbox og klik på "Tilføj". Bemærk prisen er minimum 99,00 kr pr måned (afhængig af grundmodul).
Aktivering af EAN-nummer (GLN)
Klik på det orange tandhjul i det øverste bånd.
Vælg Modtagelse af e-fakturaer > Aktiver EAN-nummer
Du har nu fået tildelt et EAN-nummer (GLN) og er registeret i Nemhandelsregisteret.
Du kan slå op i Nemhandelsregisteret her.
Udvælg leverandører i en testperiode
Udvælg et mindre antal af leverandører, som du ønsker at tilknytte til din elektroniske fakturering gennem en testperiode. Udvælg leverandører som f.eks. anvender Billy, Dinero og e-conomic, så du finder ud af, om alt fungerer korrekt. Du man måske genkende økonomisystemerne på måden, de udskriver PDF-faktura på.
Dette er jo fagre nye verden, så det er ikke alle, der helt forstår virkemåden, så hav tålmodighed med dine samarbejdspartnere.
Send en mail med en kort forklaring eller brug e-conomics skabelon.
Det er vigtigt, at du forklarer e-conomic leverandører, hvordan afsendelsen af e-faktura skabes. Andre leverandører må henvises til produktets hjælpefunktion.
For e-conomic leverandører
EAN-nr (GLN)
Klik på Salg > Kunder > Kunder
Klik på blyanten for rette eller klik på Ny kunde
Klik på Øvrigt > Vælg Nemhandelstype = EAN
Indtast EAN-nr
Kontaktpersoner
Klik på flere ud for kunden
Klik på Kontaktpersoner
Klik på Ny kontaktperson
Indtast relevante oplysninger
Få mere at vide om SmartInbox
Klik på dette link for at se en detaljeret video om funktionaliteten i SmartInbox.
Eller, vælg et onlinekursus i brug af SmartInbox
Når du er blevet fortrolig med brugen, så bed alle dine leverandører om at være med og spar masser af tid.