Bogføring af webshopsalg og -betalinger
- sådan kan du gøre
Af Finn Andrea, senest redigeret 13. april 2021
Det er en stor investering i tid og penge at oprette en webshop. Oftest bliver den efterfølgende bogføring glemt, og endnu mere tid skal bruges natten før indberetning af moms til SKAT.
Formålet med denne artikel er at gøre det nemt for dig løbende at bogføre salg og betalinger fra din webshop i e-conomic, så du hurtigt er klar til moms-, salgs- og regnskabsindberetninger med et minimum af arbejdsindsats.
Artiklen gælder for alle typer af salg og betalinger. Salg til såvel B2C som B2B kunder, salg til indenlandske og udenlandske kunder og betalinger med dankort, kredit/debet kort og betalinger fra Viabill, Forbrugsforeningen mv. Med det følger tillige en nem og hurtig afstemning af konti i bankafstemning, som er en gratis facilitet i e-conomic
Proceduren er gennemprøvet og virker 100% perfekt.
Procedurerne er gennemført i følgende konfigurationer:
- Woocommerce, Magento, Scannet, Scannet2 - webshops
- Bambora, DIBS, Nets - betalingsgateway
- IEX, Tric - integration
- Shipmondo - forsendelse
- e-conomic - økonomisystem
- Nordea, Sydbank - bank
Flow i webshopsalg
En kunde - en B2B eller B2C - køber en vare eller en ydelse i en webshop på grundlag af udbud og tilgængelighed af en ønsket vare. Efter valg af de ønskede varer eller ydelser, bliver kunden præsenteret for en betalingsgateway og betaler med kredit- eller debetkort, modtager en ordrebekræftelse og salget afsluttes. Ordren modtages i webshoppen og behandlingen af ordren går i gang. Gatewayen anmoder om betalingen hos f.eks. Bambora, Nets o.a. og returnerer med et godkendt/ikke godkendt og betalingsmetode. Sikkerheden omkring betalinger er fra 1. januar 2021 stort set 100% med 3D godkendelse. Integrationen tager fat i betalingsmetode, lagerbeholdning mv og opdaterer relevante oplysninger i webshoppen. Varen findes nu fysisk på lageret og gøres klar til forsendelse. Integrationen hæver betalingen i webshoppen og tager igen fat i ordren og overfører en faktura til e-conomic og opdaterer relevante oplysninger.
Afhængig af typen af varer/ydelser - der sælges - springes nogle funktioner over, og det sker automatisk.
Fragt og udskrivning af pakkelabels kan en integration fra Shipmondo klare.
Hvad er integrationens funktion
Integrationen skal synkronisere informationer i webshoppen med informationer i e-conomic og vice versa. Normalt er det e-conomic's API med få undtagelser, der håndterer dette.
Den perfekte integration
Den perfekte integration minimerer det manuelle arbejde i forbindelse med bogføringen af webshopsalget. Det optimale er, at bogføringsarbejdet allerede er slut, når kunden afslutter salget. Det er derfor nødvendigt, at webshopejer definerer præcist, hvad integrationen skal kunne, og der i webshoppen er indbygget validering af data, så fejl eller forkert bogføring ikke opstår. Ved specielle data for eksempel som CVR- og EANnr er det vigtigt at sikre sig, at de overholder specifikationerne. Specielt omkring disse data er, at udenlandske kunder kender til disse data, men de har en anden betydning i deres hjemland. Sker valideringen ikke i shoppen, fejler integrationen.
Det er endvidere vigtigt, at alle data, der overføres til fakturering bygger på den aktuelle ordre og ikke på data fra et kundekort, der måske stammer fra et tidligere salg. Eksempelvis kan adresse, kontaktperson, betalingsbetingelser og fakturalayout have ændret sig siden sidst.
Når du har valgt din webshopleverandør, er det vigtigt, at du vælger den gateway og integration, der præcist opfylder dine ønsker til bogføringen.
Overvejelser ved valg af betalingsgateway og integration
Betalingsgateway
Når du vælger din betalingsgateway(udbyder) skal du sikre dig, at du kan vælge ordrenummer i transaktionsbeskrivelsen i bankoverførslen, og gatewayen kan returnere korttype. Er dette ikke opfyldt, kan du ikke opnå den perfekte integration.
Gatewayen skal selvfølgelig have et godt flow og opfylde nye gældende EU-regler for sikkerhed.
Kunder
Dem der ikke betaler (B2B)
Kunder, der skal have fremsendt en faktura, enten med mail eller via Nemhandel, har et login og bliver ikke præsenteret for betalingsgateway’en.
Her vil integrationen uden yderligere problemer oprette en faktura i e-conomic, enten i igangværende ordrer eller igangværende faktura, afhængig af, hvilket system, der er lagerstyrende.
Her vil kundens betalingsbetingelse faktura-layout komme fra kundedatabasen i e-conomic og fremgå af ordren/fakturaen, der sendes.
Det er naturligvis en selvfølge, at kundedatabasen med faste kunder er opdateret med aktuelle data.
Betalingen bogføres, når betalingen dukker op i banken.
Anskaf et kreditornummer i banken for et beskedent beløb omkring 1.000 kr og ret faktura-layout til med FIK-kode, så kan I automatisere bogføringen af indbetalingen ved import fra banken. e-conomic stiller denne facilitet gratis til rådighed.
Kommer betalingen ikke, skal kunden selvfølgelig indgå i den normale rykkerprocedure, som du sikkert har tilrettelagt.
Se mere om rykkere her https://www.e-conomic.dk/support/artikler/om-fast-rykkerprocedure-rykkergebyrer-rentetilskrivning. Det er erfaring, at en præcis og kontinuerlig rykkerprocedure fremmer betalinger.
Fakturaen skal nu blot, bogføres og sendes i e-conomic. Hvis den sendes med Nemhandel, så husk ”Kontaktperson”. Kontaktpersoner oprettes på flere på kundeoversigten.
Dem der betaler (B2C)
Når kunden har indtastet betalingsoplysninger i betalingsgatewayen, vil gatewayen returnere med godkendt/ikke godkendt, betalingstype og evt gebyr (erhvervskort).
Du skal overveje, hvorvidt du vil oprette hver enkelt kunde i e-conomic eller samle alt webshopsalg på en kunde. Hvis du har meget salg, kan det lynhurtigt blive en uoverskuelig kundedatabase.
Selvom du anvender en enkelt kunde, kan du sagtens fremfinde fakturaen i e-conomic ved senere lejlighed ved at søge på ordrenummer i "Øvrig ref", men du kan selvfølgelig ikke udskrive kontoudtog, hvis det ønske
Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser er "keywordet" for webshopbogføring. Når gatewayen returnerer korttype, er det muligt at differentiere bogføringen af betalingen og dermed lette afstemningen af de forskellige korttyper. Der oprettes en betalingsbetingelse i
e-conomic og yderligere to finanskonti for hver korttype. Det gør det muligt at anvende den indbyggede bankafstemning i e-conomic til afstemning af korttransaktionerne. Hver betalingsbetingelse oprettes af typen "Betalt kontant" og en tilhørende finanskonto samt tjekke "Øvrige ref" af. Tjekningen betyder, at ordrenummer fremgår af transaktionen på systemsiden i bankafstemningen. På den anden finanskonto bogføres selve afregningen (kredit afregningskonto, debet gebyr, debet bank). Da der typisk går et antal dage mellem salg og afregning. vil differencen mellem de to konti ultimo være tilgodehavendet. I bankafstemning skal det stemme overens med "de grønne pile - overført til næste periode".
Transaktionen på banksiden indeholder ordrenummer, så det er ganske nemt at afstemme automatisk, hvis man anvender et kort dagsinterval. Måske ad flere gange. Men der er et stort problem, når der er mange transaktioner med samme beløb på samme dag. Her må man ty til manuel afstemning. Hvis systemside sorteres på samme måde som bankside er det ganske nemt, men det koster nok en tennisarm.
E-conomic har dog lovet at kigge på en løsning, så alle vi webshoppere afventer i dyb spænding med tilbageholdt åndedræt.
Moms og momszoner
I e-conomic opererer vi med forskellige typer momssatser og -zoner, afhængig af, hvor varen/ydelsen skal leveres. Det er vigtigt, at momszonen bliver sat rigtigt op i integrationen, så fejlbogføring ikke "forstyrrer" anden bogføring i e-conomic. Når vi indberetter til SKAT, skal vi kunne stole 100% på de data, vi har til rådighed. Normalt er momssatser sat korrekt op i webshoppen, men momszonen skal sættes korrekt af integrationen og er afhængig af leveringsadresse ved den aktuelle ordre.
Eksempel:
En nordmand bestiller et B&B værelse på en webshop. Der er moms på denne ydelse, da den bliver leveret i DK. Derfor er momsen 25% og momszonen er "Indland". Samme nordmand køber på samme webshop "Turen går til Danmark", som skal sendes med posten til Norge. Nu er momssatsen 0% og momszonen "Udland (rubrik C)". Fra 1. juli 2021 vil momssatsen være forskellig lokalprocent (MOSS), hvis kunden kommer fra et andet EU-land, og momszonen vil foreløbig være ukendt.
Nedenfor er en oversigt over aktuelle momssatser og anvendelse.
Leveringsdresse | Privat | Erhverv | Momssats | Momstype | Momszone |
| Danmark | x | x | 25% | Udgående moms | Indland |
| EU (før 010721) | x | 25% | Udgående moms | Indland | |
| EU (efter 010721) | x | 0-25% | MOSS | ? | |
EU | x | 0% | Varesalg til andre EU-lande (rubrik B) | EU(rubrik B) | |
Øvrige udland | x | x | 0% | Salg, øvrige udland (rubrik C) | Udland(Rubrik C) |
Validering af EU-salg med omvendt betalingspligt (salg uden moms)
Det er en forudsætning for salg til EU-kunder med omvendt betalingspligt, at kundens VAT-nummer eksisterer. Kontrollen gøres i VIES-databasen her https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.
Det nemmeste er at kontrollere i webshoppen, så integrationen ikke fejler. Hvis shoppen ikke allerede har et plug-in til dette, kan det findes her https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/technicalInformation.html. Det er vigtigt, at retursvaret opbevares på ordren for eksempel i [text1]. En manglende verifikation kan betyde, at du som sælger står inde for momsbetalingen.
Foretager du valideringen manuelt, kan den vedhæftes fakturaen før bogføring som pdf-fil og før afsendelse af varen, da du er pligtig til at validere hvert enkelt salg. Det er vigtigt at vide, at jo bedre styr man har på bilagene, jo nemmere er det at samarbejde med SKAT ved eventuelt kontrolbesøg.
Salget skal efterfølgende indberettes til SKAT for krydsoverensstemmelse.
Straksbogføring - igangværende fakturaer eller ordrer
Har du salg af ydelser og ikke behov for at ændre i ordren, kan du med fordel anvende straksbogføring. Integrationen hæver pengetransaktionen og bogfører fakturaen i e-conomic straks. Det betyder, når en kunde har bestilt, så vil fakturaen blive bogført og sendt til kunden med det samme.
Hæver du derimod pengetransaktionen ved afsendelse af varen, så skal fakturaen anbringes i enten kladden "ordrer" eller "igangværende fakturaer" for efterfølgende manuel bogføring, måske efter redigering.
Anvender du e-conomic som lagerstyrende, så er det kladden "ordrer", du skal bruge. Lageret bliver reguleret af "ordrer" og "bogførte fakturaer" for derefter at opdatere webshoppens lager ved synkronisering. Bemærk denne option duer ikke, hvis du har flere afdelinger. E-conomic's API giver for nuværende ikke mulighed for bogføring af køb og salg af varer til afdelinger, men kun finanstransaktioner.
Bruger du derimod for eksempel dit kasseapparat som lagerstyrende, anbringes fakturaen i igangværende fakturaer for senere bogføring. Varetilgang sker i kasseapparatet og opdatering af webshoplager sker ved en anden udviklet integration, enten købt eller indbygget i kasseapparatet. Afsøg markedet, der findes kasseapparater som SaaS produkt, som har en velfungerende integration mellem dynamiske afdelingers kasseapparater og webshops.
Fakturalayout
Det er integrationens opgave at vælge det korrekte fakturalayout i forhold til den aktuelle ordre. Er ordren betalt med kreditkort, er det ikke nødvendigt med en FIK-kode, er kunden engelsk eller tysk, skal layoutet tilpasses med korrekte sprog osv.
Der kan være andre årsager til differentiere layoutvalget.
Bogføringsdato
Der skal være mulighed for at vælge, hvorvidt man ønsker ordredato eller dato for hævningen som bogføringsdato for fakturaen i e-conomic. Gør dig overvejelser om, hvorledes lager og salg skal hænge sammen omkring regnskabsårets skifte.
Aktuel ordre
Den aktuelle ordre/faktura, der overføres til e-conomic, skal altid opdateres med informationerne fra det aktuelle webshopsalg og ikke fra kundedatabasen i e-conomic.
Forsendelser
Shipmondo stiller en gratis portal og integration til både webshops og e-conomic til rådighed på tværs af fragtmuligheder i hele verden. Senest er der udviklet en returfragtløsning for de kunder, der ønsker at returnere en købt vare. Der kan køre flere integrationer samtidig. For eksempel som plugin til webshoppen og integration til igangværende fakturaer i e-conomic.
Løsningen giver billigere fragtpriser, men fragten skal forudbetales med en saldo.
Løsningen virker perfekt og kan klart anbefales.
Andre overvejelser
Har du brug for at deployere din fysiske virksomhed til for eksempel markeder eller messer eller har du en udendørs servering i denne forbindelse, så giver følgende mulighed for automatisk integration.
Zettle
Zettle tilbyder et primitivt kasseapparat med lagerstyring med integration til e-conomic gratis til rådighed, hvis man tegner et abonnement på en kortlæser til modtagelse af kredit og visse debetkort. Abonnementsprisen er 195,- kr. pr måned.
Læs mere her https://www.zettle.com/dk/kassesystem/funktioner
e-conomic
e-conomic tilbyder en app til både Android og iPhone, der er integrerer fakturering direkte i e-conomic med samme faciliteter som hovedprogrammet.
Sådan kan du gøre
Når du er færdig med dine overvejelser og fundet den integration, der kan løse din specifikke opgave, så kan du følge nedenstående vejledning, så er du snart i mål.
Når du løbende tjekker af - ✔, vil tjekboxen være udfyldt i 7 dage. Hvis du ikke når det hele i dag, så kan du se, hvor langt du er kommet.
Tjekliste
1. Bankkonto
Er allerede oprettet
Tjek, når du er færdig
Tjek, når du er færdig
Tjek, når du er færdig
Tjek, når du er færdig
Tjek, når du er færdig
Opret finanskonti
Dette afsnit er baseret på e-conomics standard kontoplan.
Der skal være mindst en salgskonto og en bankkonto i finanskontoplanen. De er sandsynligvis allerede oprettet.
Ønsker du et mere specificeret overblik, kan flere salgskonti oprettes.
Yderligere skal der oprettes to balancekonti for hvert betalingskort, du modtager - en for salgstransaktioner og en for afregningstransaktioner. Dette gør det nemt at afstemme konti, især hvis der er en stor mængde transaktioner, med bankafstemning, uagtet der ikke er tale om bankkonti.
Disse konti skal vælges som beholdningskonti i en finanskladde. Det er ligegyldigt, hvilken kladde du brug, men det mest hensigtsmæssige vil være i den kladde, hvor du bogfører afregninger i.
Opret varegrupper og varer
Du skal oprette en varegruppe for hver vareart, du sælger. Varegruppen peger på en eller flere finanskonti. Sælger du til flere lande - EU eller udenfor EU - skal der oprettes en finanskonto til hver momszone.
Når du opretter varer tilknyttet en varegruppe, synkroniserer integrationen varerne mellem e-conomic og webshop. Har du lagerstyring i e-conomic, synkroniseres webshoppens lagerbeholdninger med lagerbeholdningerne i e-conomic. Her er det vigtigtig, at fakturaen som integrationen danner, lægges i igangværende ordrer og ikke i igangværende fakturaer, da lagerbeholdningen ikke opdateres her før bogføring.
Opret betalingsbetingelser
Når betalingsgatewayen returnerer betalingstypen på det anvendte debet-/kreditkort, er det integrationen mellem webshop og e-conomic, der skal sætte betalingsbetingelserne på den faktura, der skal oprettes i e-conomic.
Da det er mange år siden, jeg har oplevet snyd med betalinger fra webshoppen, er jeg 99,9% sikker på at få betalingen og risikerer gerne at bogføre betalingen samtidig med registreringen af salg i e-conomic.
Vær opmærksom på periodisering omkring ultimo!
Det er betalingsbetingelsen, der styrer bogføringen. Der oprettes derfor betalingsbetingelser af typen "Betalt kontant" med modposten finanskontoen for betalingskortet. Ved oprettelsen af betalingsbetingelsen tjekkes "Øvrig ref. som betalingstekst". Integrationen anbringer ordrenummer i "Øvrig ref" på fakturaen. Det er derfor nemt at identificere webshopbetalinger i bankafstemningen, idet betalingsgatewayen sætter samme reference på banktransaktionen. Dvs. at ordrereferencen er den samme både på systemsiden og banksiden i bankafstemning. Endvidere kan man med "Øvrig ref" nemt finde fakturaen i e-conomic Salg > Fakturering > Arkiv.
Det vil sådan ud i bankafstemningen.
Herefter skal de samme betalingsbetingelser oprettes i webshoppen. For nogle integrationer er det vigtigt, at navnet på betalingsbetingelsen er fuldstændig identisk både i webshop og e-conomic. (brug evt. copy/paste).
Vær opmærksom på, at MobilePay kan være flere betalingsbetingelser afhængig af, hvilket kort MP er bundet op på. Så bruger du udelukkende MP, skal du oprette en betalingsbetingelse for hvert kort alligevel.
Eksempler på betalingsbetingelser: WS Dankort/Visadankort, WS Øvrige danske kreditkort, WS Viabill, WS Forbrugsforeningen mv, præfixet WS blot for at skelne mellem Webshop og andet salg.
Opret kundegrupper og kunder
Anvender man webshoppens kundedatabase til markedsføring f.eks. med Mailchimp, har man ikke nødig at oprette alle kunder i e-conomic. Det vil hurtigt blive helt uoverskueligt at synkronisere kunder i både webshop og e-conomic.
Integrationen opretter en faktura på den relevante kunde. Fakturaen oprettes i igangværende ordre eller igangværende fakturaer afhængig af det valgte lagerførende system.
Hvis B2C faktura bogføres blot på en kunde vil betalingen altid bliver bogført samtidig på samme, og saldoen vil altid være nul.
Har man B2B kunder skal kunderne naturligvis oprettes i e-conomic og i tilfælde af manglende betalinger indgå i den normale rykkerprocedure.
Sådan gør du - bankafstemning
Da typen på betalingsbetingelsen har bogført betalingen på den relevante balancekonto for betalingsposter, vælges kontoen i bankafstemningen som beholdningskonto.
Det gør du her:
Regnskab > Kassekladder > Daglig > Andre muligheder > Opsætning af kassekladder > Beholdningskonti > Vælg balancekonto for betalingsposter
Dankort/Visadankort er stadig det mest anvendte betalingsmiddel, og vil optræde på bankkontoen på lige fod med alle andre bankposter.
En "WS Dankort/Visadankort" postering bankkontoen, vil herefter i se sådan ud i bankafstemningen.
Bankposter kommer ind i bankafstemning automatisk med SmartBank løbende eller ved import af csv-filer.
Poster fra kredit/debetkort må importeres fra en csv-fil fra den aktuelle portal (MyNets, MyViabill mv.). Proceduren er fuldstændig identisk med import af poster fra en bankkonto.
Har man få ens betalinger kan kontoen nemt afstemmes automatisk på samme måde som en bankkonto. For maximal korrekt afstemning kan det gøres ad flere gange først med snævert datointerval og efterfølgende bredere og bredere. Desværre har e-conomic ikke mulighed for 100% en-til-en afstemning, men i de fleste tilfælde afstemmer den rigtigt, hvis der blot ikke er mange ens transaktioner med hensyn til dato og beløb.
I de tilfælde må afstemningen foregå manuelt. Begge sider sorteres ens. Det er nemt, men hårdt arbejde.
Når alle betalingskort er afstemt ultimo året, nulstilles kontoen med importerede transaktioner. Differencen vil herefter være "tilgodehavende ultimo". I bankafstemningen markeres pilene - "overføres til næste periode" - med grønt.
Ansvarsfralæggelse
e-consultic.dk fralægger sig ethvert ansvar ved brugen af informationerne på dette website.
Det er udelukkende brugeren, der skal vurdere, hvorvidt informationerne er korrekte i forhold til brugen og gældende lovgivning.
e-consultic.dk vil sætte pris på, at eventuelle mangler, fejl og misforståelser bliver indrapporteret til info@e-consultic.dk.